使用电子邮件服务的前提是拥有自己的电子信箱。电子信箱一般又称为电子邮件地址(E-mail Address)。电子信箱是电子邮件服务的机构为用户建立的，实际上是电子邮件服务机构在互联网联网的计算机上为用户分配的一个专门用于存放往来邮件的磁盘存储区域，这个区域由电子邮件系统管理。要发送和接收电子邮件，显然，用户需要拥有一个电子邮件地址，但一定不要把电子邮件地址和口令 (Password)相混淆，前者是公开的，便于用户之间、用户与公司之间通信;后者是保密的，不能让他人知道。
一件电子邮件由两部分组成，即邮件头和邮件体。邮件头包含有发信者与接收者有关的信息，如发出地点和接收地点的网络地址、计算机系统中的用户名、信件的发出时间与接收时间，以及邮件传送过程中经过的路径等;邮件体是信件本身的具体内。一般是ASCII码表达的邮件正文。邮件头就像普通信件的信封一样，但是邮件头不是由发信人书写，而是在电子邮件传送过程中由系统形成的。邮件体像普通邮件的信笺，是发信人输入的信件内容，通常用编辑器预先写成文件，或者在发电子邮件时用电子邮件编辑器编辑或联机输入。
电子邮件服务器是处理邮件交换的软硬件设施的总称，包括电子邮件程序、电子邮件箱等。它是为用户提供全由E-mail服务的电子邮件系统，人们通过访问服务器实现邮件的交换。服务器程序通常不能由用户启动，而是一直在系统中运行，它一方面负责把本机器上发出的E-mail发送出去，另一方面负责接收其他主机发过来的E-mail，并把各种电子邮件分发给每个用户。
电子邮件程序是计算机网络主机上运行的一种应用程序，它是操作和管理电子邮件的系统。在你处理电子邮件时，需要选择一种供你使用的电子邮件程序。由于网络环境的多样性，各种网络环境的操作系统
电子邮件系统的基本结构
一个邮件系统是由实现各种功能的服务器组成的功能集合。实现基于Web技术的邮件服务平台至少需要有以下几种服务器提供相应的服务功能：
邮件服务器。这是电子邮件系统不可缺少的。该服务器是实现邮件发送、接收、储存、转发的不要条件。但是该服务器无法提供友好的访问界面。用户虽然也可以直接访问邮件服务器，但要实现各种功能就需要记住大量复杂的命令。所以友好的邮件系统还需要由Web服务器来提供用户访问界面。
Web服务器。该服务器为用户提供邮件系统的访问界面，用户在远程计算机通过浏览器访问邮件系统，通过Web服务所提供的界面实现各种功能。
DNS服务器。在电子邮件系统中还需要一种很重要的服务这就是DNS域名解析服务。在电子邮件系统中的域名解析服务并不是为用户访问提供域名解析，而是为邮件服务器与邮件服务器之间的访问提供正确的域名解析。
将以上3种服务器联系起来就可以构建一个最基本的电子邮件系统。
邮件系统主要功能的设计
作为一给邮件系统最基本的功能就是收发邮件，但是这还远远不够，用户访问邮件系统需要用户身份认证才能保证用户信息的安全，不能让用户面对大量的个人邮件确束手无策，因此用户邮件的管理功能也是必需的。还有很多的功能，只要是用户想要的就应该建立此功能。
1. 登录、身份认证
该模块包括用户的注册，系统的登录记住界面的设计。因为所有的系统维护都是主机的系统管理员在后台进行，所以身份认证只考虑普通用户。已注册的用户在正确输入用户名和密码以后就可以登录进入邮件列表的界面。未注册的用户需要进入注册界面，输入新的用户名、密码以及确认密码和一些必要的用户信息才能注册，注册成功以后系统自动返回登录界面，重新登陆后方可进入系统的主界面。
2. 邮件的收发
该模块实现用户收发邮件的功能，包括邮件的读取功能、邮件的编辑功能，邮件的列表功能等。编辑功能为用户提供了编写邮件的界面，用户在这个界面可以填写要发送的地址、邮件的标题、邮件的内容，并且可以发送邮件。邮件列表功能可以告诉用户邮箱中有多少封邮件，有哪些是新邮件。点击可以进入读取邮件的界面，阅读相应的邮件。在邮件列表中还可以对邮件进行管理。
3.查看邮件
用户通过邮件管理模块可以实现邮件的查看，邮件的下载等功能。在邮件列表界面里。每条邮件信息之后有一个超级链接，通过该链接可以下载邮件中的附件内容。这样用户就可以一目了然的管理自己的邮件。
4. 通讯录管理
该模块的功能是帮助用户管理联系人的邮件地址，可以对地址进行分类，添加、删除或修改地址。用户在发邮件的时候可以直接从所有地址中导出他所需要的一个或多个地址。
